Qu’est-ce que la GED ?
La GED (Gestion électronique documentaire) désigne le processus de gestion des documents dans une organisation. Ce procédé comprend l’acquisition des documents, l’indexation et le classement, le stockage d’informations, l’accès et la diffusion des documents.
Avec la dématérialisation croissante des documents et la démocratisation des outils de communication informatiques, les entreprises, collectivités et professions libérales… produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques.
ARCHIVEX est une application de GED et SAE.
La GED ou GEIDE (Gestion Electronique d’Informations et de Documents de l’Entreprise) vous permet d’exploiter l’ensemble de ces documents au format numérique et vous simplifie le travail au quotidien. Le contrôle des procédures se retrouve renforcé par la mise en œuvre de « workflows », circuits de validation des documents.
Cette solution permet l’harmonisation des processus dans l’entreprise, la centralisation des informations, l’amélioration de la collaboration entre les services et facilite l’accès à l’information aux collaborateurs. Cela concerne surtout les archives courantes, c’est-à-dire les documents d’utilisation quotidienne ou régulière, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si besoin.
Fonctionnement
Le processus comprend plusieurs étapes :
- La numérisation des documents quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement
Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères). - Le traitement
Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation. - Le stockage des données
Il doit être adapté au volume des documents et doit permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel. - Les fonctionnalités de diffusion
Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. Certains documents peuvent être désignés comme modifiables, d’autres doivent impérativement ne pas l’être. Il est nécessaire de bien définir en amont la structure documentaire, l’accès en lecture ou en écriture des informations, les critères associés aux documents pour leur classification ou encore les droits d’accès aux informations pour se doter d’un outil de GED sur-mesure et vraiment efficace au quotidien. Les spécificités de chaque métier doivent être prises en compte pour qu’un cadre adapté puisse être mis en place. - L’archivage
Il concerne particulièrement les documents qui doivent être légalement conservés, mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.
Ses fonctionnalités
- Modifier un document
- Faire coexister plusieurs versions
- Détruire un document
- Gérer des règles de conservation
- Définir une structure organisée de classement, sous le contrôle des utilisateurs