Qu’est que l’ECM ?

L’ECM ou Enterprise content management est un processus de gestion de contenu de documents au sein d’une entreprise. Cela permet d’organiser et de faciliter la recherche d’information contenue dans des documents électroniques.

Le principal objectif est de prendre en compte ces données non structurées (comme des courriers électroniques, des fax, des documents de bureautiques…) par opposition aux bases de données et de les gérer au sein de l’entreprise.

Face à la multiplication de ces données provenant de sources très différentes (extranet, internet, portail web, documentation technique …), les éditeurs de solutions de GED ont dû développer de nouvelles formes de traitement des documents.

Déroulement de la procédure ECM et champs d’application

L’ECM maîtrise le cycle de vie des données non structurées que ce soit des documents électroniques ou des documents papiers qui ont été numérisés à l’aide d’un scanner ou encore des informations sous d’autres formats comme la vidéo, l’image… La gestion du contenu d’entreprise gère les informations non structurées : la numérisation ou capture, le classement, l’utilisation, la circulation dans l’entreprise et l’archivage électronique.

En fonction des besoins clients, de nombreux systèmes de gestion de contenu peuvent être mis en place. L’ECM permet donc de mutualiser différentes technologies comme :

  • La GED : Gestion Électronique de documents
  • Les logiciels de gestion de contenu (Content Management System), initialement destinés à gérer la production et la publication de contenus structurés, notamment à destination d’un site Internet ou Intranet
  • Le Record Management : cela correspond à la gestion des documents d’archives qui permet à l’entreprise d’organiser et de trier tous les documents ou données qui permettent de prouver son activité.
  • La GEC gestion électronique du courrier
  • Le Workflow qui fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Des enjeux pour l’entreprise qui utilise l’ECM :

Les flux de documents au sein d’une entreprise sont de plus en plus important et présentent des formats très différents (courriers électroniques, documents bureautiques, images, vidéos, fax…), ces données non structurées peuvent représenter jusqu’à 80% des informations qui circulent dans l’organisation.

Les enjeux majeurs de la gestion de contenu sont :

  • l’amélioration du travail collaboratif
  • l’accessibilité et le partage d’informations
  • des recherches simplifiées et plus rapide
  • la qualification des contenus afin de proposer une recherche pertinente et fiabl

Cela permettra à l’entreprise d’obtenir un gain de productivité grâce à la réduction du temps lié à la recherche d’informations, d’éviter la perte d’information et de clarifier son système de stockage des informations et offrir un gain de place en remplaçant une partie des supports de données volumineux par une version électronique.

La gestion de contenu ou ECM offre à une société l’opportunité d’accroître sa productivité en proposant aux collaborateurs une solution pratique et fiable pour créer, chercher et utiliser des données, structurées ou non, sous toute sorte de format.

About DKT Group

DKT Group (Data & Keys performance indicators Technology) est un groupe composé des chefs d’entreprises, des informaticiens et des fiscalistes. Il est ouvert à plus de métier dans l’optique d’avoir un regard diversifié sur les problématiques d’entreprises. DKT Group S.A.R.L. est une entreprise de droit camerounais dont le but principal est l’amélioration du système d’information des entreprises et des institutions en leur fournissant des solutions innovantes pour leur croissance.

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