- Trouver facilement et rapidement la bonne version d’un document
- Partager des données avec un certain nombre de personnes autorisées
- Donner la possibilité à plusieurs collaborateurs de mettre à jour un document
- Uniformiser les pratiques documentaires
- Gérer les documents de leur création à leur archivage
Elle permet ainsi :
- Une meilleure gestion des documents au quotidien
- Une réduction des coûts de traitement
- La gestion facilitée de documents partagés entre collaborateurs
- Une meilleure gouvernance documentaire au sein de l’entreprise
ARCHIVEX est une application de GED et SAE.
La GED en complément d’un SAE
Ces deux outils ne sont pas toujours bien compris et sont parfois confondus. Pourtant leurs objectifs sont différents, voire complémentaires. La GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise, alors que le SAE (système d’archivage électronique) permet de sécuriser les documents. Après avoir décrit et classé les documents avec la GED, il est conseillé de les conserver dans un SAE qui va garantir la disponibilité des documents, leur confidentialité et leur pérennité. Les associer apporte une efficacité maximale.
L’objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l’ensemble des documents de l’entreprise, qu’ils soient structurés ou non afin d’être en mesure de gérer leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à l’archivage numérique.
Impact de la Gestion Electronique de Documents dans l’organisation:
- Rapidité d’accès et de traitement des documents : l’information est stockée et classée instantanément, tous les dossiers et documents sont consultables d’un simple clic..
- Réduction des coûts : la GED permet de réaliser des gains de productivité (réactivité, rapidité d’accès à l’information, gain de place) et des économies substantielles (impressions et coûts associés, 80% de gain de temps.)
- Une démarche structurante pour les dossiers et les processus : l’information contenue dans la GED constitue une base de classement commune, elle facilite la circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur.
- Une réponse aux règles et aux normes de classement : la GED apporte une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation (ISO de classement).
- Respecte la politique de sécurité : l’accès aux données est sécurisé, la solution s’adapte aux différents profils utilisateurs.
Les nouvelles applications utilisatrices de la GED
Le Workflow : on appelle “workflow” (ou flux de travail), la modélisation et la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir, cela comprend des processus métiers mais aussi les différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier (c’est-à-dire processus opérationnel ou procédure entreprise). De façon plus pratique, le workflow décrit le circuit de validation, c’est-à-dire un cahier des charges procédurié exprimant: le rôle des différents acteurs du processus, les délais, les modes de validation… Cette application intervient en aval de l’acquisition de documents.
La Gestion de Contenu d’Entreprise : (en anglais Enterprise Content Management – ECM, voir plus bas) vise à couvrir l’ensemble du cycle de vie de l’information non structurée, comme les documents électroniques, mails, flux vidéo et audio. Pour répondre à cette problématique de gestion des contenus multimédias, des méthodes de recherches via des méta-données, des plans de classement hiérarchiques ou non sont mises en oeuvre. Des fonctions de collaborations sont souvent intégrées à ces solutions de gestion de l’information.
La Gestion de la Connaissance : (en anglais Knowledge Management – KM) est l’ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques permettant de percevoir, d’identifier, d’analyser, d’organiser, de mémoriser et de partager des connaissances entre les membres des organisations, en particulier les savoirs crées par l’entreprise elle-même (exemple: Marketing, Recherche & Développement) ou acquis de l’extérieur (exemple: Intelligence Économique) en vue d’atteindre l’objectif fixé.
L’indexation automatique : la Lecture Automatique de Documents ou LAD est un ensemble de technologies ayant pour but d’extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé, structuré ou non. La LAD regroupe trois technologies indispensables à son fonctionnement de lecture automatique de documents:
- La RAD : Reconnaissance Automatique de Documents. Cette technologie consiste à reconnaître le type de document à traiter. Ainsi après avoir analysé la mise en page du document comme l’emplacement d’images, d’encadrés… le module RAD – Reconnaissance automatique de documents la compare à des modèles issus de la base de données afin de déterminer s’il s’agit d’un devis, d’une facture, d’une commande ou de tout autre document.
- L’OCR : Reconnaissance Optique des Caractères. Le logiciel repère les formes des caractères qu’il interprète en le comparant à sa base de données (bibliothèque de forme).
Les mots son ensuite scannés pour repérer les éventuelles erreurs résiduelles, à l’aide d’un dictionnaire intégré.
- L’IRC : Reconnaissance intelligente de caractères.