L’archivage électronique est destiné à la gestion des documents présentant une valeur probante et aux documents vitaux pour l’entreprise. Dans l’environnement anglo-saxon, on oppose le Document management (GED) au Records management,  aussi traduit par archivage électronique.

Voici ci-dessous quelques différences marquantes entre un système GED et un système d’archivage électronique.

Un système de GED Un Système d’Archivage Electronique (SAE)
Permet la modification des documents et la production de plusieurs versionsInterdit la modification des documents
Peut permettre la destruction des documents par leurs auteursComprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation
Peut comporter la gestion de durées de conservationComprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation
Est à priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la bonne conduite de l’activitéPeut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fond sécurisé des documents probants de l’entreprise.
Finalité opérationnelleFinalité non opérationnelle /réglementaire

Un document est un document en cours de production ou d’élaboration, non validé, devant être distribué, modifié, corrigé, géré par l’utilisateur.

Un record ou une archive est sélectionné pour être conservé. Géré selon des règles préétablies, son contenu est fixe et non modifiable, à valeur probante et parfois historique.

 

Afin d’avoir un système conforme et optimal pour la gestion, différents modules doivent cohabiter afin de stocker de manière différentes les documents en fonction de leurs étapes dans le cycle de vie.

About DKT Group

DKT Group (Data & Keys performance indicators Technology) est un groupe composé des chefs d’entreprises, des informaticiens et des fiscalistes. Il est ouvert à plus de métier dans l’optique d’avoir un regard diversifié sur les problématiques d’entreprises. DKT Group S.A.R.L. est une entreprise de droit camerounais dont le but principal est l’amélioration du système d’information des entreprises et des institutions en leur fournissant des solutions innovantes pour leur croissance.

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