Que coûte encore l’utilisation de papier au sein des entreprises d’après Kodak Alaris ?
Si l’on parle de plus en plus de transformation numérique, le papier reste encore omniprésent au sein des entreprises et organisations. À l’approche du World Paper Free Day, le 4 novembre, c’est donc l’occasion de faire un point sur la consommation de papier au sein de ces organisations.
Le Paper Free Day est une journée mondiale organisée par l’AIIM (Association for Information and Image Management) : « C’est le seul jour de chaque année où nous nous unissons en tant que communauté pour réduire la quantité de papier dans nos processus d’entreprise », explique l’association.
Cette année, l’entreprise Kodak Alaris Information Management spécialisée dans la transformation numérique des organisations a rassemblé des données sur la consommation de papier par les entreprises. Et les chiffres sont « effrayants ».
Pour être réaliste, on ne peut pas s’attendre à ce que l’utilisation du papier quitte nos habitudes de sitôt, et il y a des domaines où le papier ne pourra peut-être jamais mourir. C’est le cas par exemple des livres où il s’avère très pratique de lire dans un support physique que sur un support numérique. Mais, dans le monde de l’entreprise, où de nombreux documents sont produits tous les jours et une quantité énorme de fichiers divers est imprimée quotidiennement, le papier peut rapidement devenir un fardeau. Quand on parle de fardeau, il s’agit des coûts financiers que cela crée, y compris le fait que des documents peuvent se perdent et d’autres difficiles à retrouver parce qu’ils sont tout simplement mal classés. Les chiffres parlent d’eux-mêmes :
- seules 17 % des entreprises disent travailler sans utiliser de papier. Bien que de plus en plus de projets “sans papier” sont mis en place, 56 % des entreprises témoignent que le volume de papier augmente dans leurs locaux ;
- le coût annuel d’entretien d’une armoire pleine d’archives est d’environ 2604 $. Cela représente environ 521 $ annuel pour l’entretien d’un seul tiroir dans une armoire de 5 tiroirs ;
- parmi tous les documents, 7,5 % se perdent et 3 % sont mal classés. On note encore que le coût de la recherche d’un document mal classé est en moyenne égale à 120 $ alors que le coût moyen de reproduction d’un document perdu s’élève à 220 $ ;
- un employé utilise en moyenne 10 000 feuilles de papier chaque année… et jette 1410 d’entre elles. Au prix de 6 centimes la page, une entreprise de 500 employés peut perdre 42 000 $ chaque année seulement en papier jeté.
C’est la triste réalité sur l’utilisation de papier au sein des entreprises et organisations, d’où la nécessité de les réduire au maximum là où il le faut. Les données sur la consommation de papier ont été collectées, au cours de l’année 2015, auprès des membres de l’AIIM, répartis à travers le globe, dans des dizaines de pays et industries.
Sources : Doc au futur, Kodak Alaris